Microsoft 365導入企業に最適な社内ポータルサイト、その役割とオススメの作成方法は？

こんにちは。株式会社セラフの札幌支店で営業しております、大畠と申します！

突然ですが、「社内ポータルサイト」という言葉をいたことはありますでしょうか。

コロナの影響が長期化し、テレワークが浸透した企業も多いかと思いますが、実はこの社内ポータルサイト、テレワーク体制を強化する上で重要な役割になりえる、非常に便利なサイトなのです。

最近では、弊社クライアントの皆様も「社内ポータルサイト」を耳にする機会が多いようで、
「社内ポータルサイトってなに？」
「なぜ、必要なの？」
「どんなことができるの？」
といったご質問を多くいただきます。

そこで今回は、「社内ポータルサイト」とはそもそもなんなのか？その特徴やメリットについての解説と、Microsoft 365ご利用中の方に、特におすすめの社内ポータルサイト作成方法についてもご紹介いたします！

ぜひ最後までご覧ください！

はじめに

コロナウイルスの影響により、これまでの業務が一新した方も多いのではないでしょうか。

「社内外問わずリモートでの会議が増えた」
「事務所に出社することが減った」
「自宅をはじめ、様々な環境で仕事をする機会が増えた」
というのは、皆様も経験されているのではないでしょうか。

実際、一度離れた環境での仕事に慣れたら、社内でも「テレワークの方が楽だ」といった声があがることは予測できますので、完全に元通りの仕事のやり方に戻ることはほぼないと考えられます。

そうなると、コロナが収束した後も、離れた環境で仕事ができる体制を維持すべく、これまでの業務を変化させることが必須になります。
そういった変化の中で問題の中心にあるのは、「情報共有体制の整備」だといえます。

・今まで直接会って伝達していた情報も、離れた場所から伝えなければいけない。
・ファイルのやりとりが煩雑になり、送られてきたファイルを見逃すことが多くなった。
・どこにファイルを保存したかが分からなくなった。
・会社から重要なお知らせがメールで届いても、他のメールに埋もれて気付けない。

実際に弊社クライアントからも、こういったお声が多く寄せられています。

そんな「情報共有体制の整備」において特に重要になるのが「社内で共通の情報共有手段を持つこと」であり、
それができるのが「社内ポータルサイト」なのです！

社内ポータルサイトとは？

そもそも、社内ポータルサイトとは、社内のメンバーのみがアクセス・閲覧できる、社員専用の会社情報まとめサイトです。

社内の情報共有をするための入り口として、会社に関する様々な情報やコンテンツにアクセスできるサイトであることから「ポータル＝入り口、玄関」という言葉が使われています。

各社員が会社に関する様々な情報をやり取りしたり、データを保管したりできるその会社専用のサイト。
事務所にあるホワイトボードへの予定の書き込みや、書類を所定の棚に保管する、見積書や稟議書を提出する、といった行為を電子上に置き換えることができるのが、「社内ポータルサイト」なのです。　

社内ポータルサイトの機能／メリット

実際に社内ポータルサイトでは、以下のような情報を掲載することが主流です。

• 会社全体／各部署のお知らせ
• 会社のイベントスケジュール
• 部署ごとのイベントスケジュール
• 各部署のファイル保存場所
• 社内申請書類のフォーマット共有
• 請求書、見積書などの共有
• 勤怠管理
• 掲示板などのコミュニケーション機能
• 会社に関連するリンク集（自社HP、グループ会社HPなど）

いかがでしょうか。
急に事務所への出社を制限された方にとっては、どれも「あったら便利だな…」と思えるような機能ばかりかと思います。

上記機能がサイト上で実現できることにより、以下のような利点があります。

• 事務所でなければできない作業が大幅に減る
• 社員への情報共有方法が一本化され、様々な情報の伝達漏れが減る
• 情報がカテゴライズされ、重要な情報が埋もれにくくなる
• 事務所にいなくても、必要な書類を取得できる
• テレワーク時にも、社員のコミュニケーションが活性化する

テレワークへの対応以外でも、会社の情報をキチンと整理することで、業務効率化・電子化促進などのさまざまなメリットがあります！　

社内ポータルサイトの注意点

そんなテレワーク状況で超便利なポータルサイトですが、導入にあたって気をつけるべきポイントがいくつかあります。

・社内で共通の情報共有新ルールをつくる
→こういった社内への新しいITシステムの導入時は、導入したら終了という認識になってしまいがちですが、そうではありません。
ポータルサイト導入の1番の目的は、「導入して、社員に積極的に使ってもらうこと」です。ですのでその実現のためには、現状の業務を洗い出してどこを電子化するのかを整理し、ポータルサイトで情報を共有する際の細かいルールをキチンと明確にして、社員全員に理解してもらう必要がありますので、その働きかけや社員へのケアが必須となります。

・分かりやすく、誰でも直感的に使えるデザインにする
→社員に積極的に使ってもらうためには、ルールを明確にするだけでなく、サイトを綺麗で分かりやすいデザインにすることもとても重要です。
シンプルで分かりやすく、直感的にどこに何があるかが分かるような設計をしなければ、「事務所でやっていたほうが楽だった」という感想を持たれ、せっかくサイトを作っても社員に全く使われなくなるケースが発生する危険性があります。

・セキュリティ対策を万全にする
→ここが見落とされがちですが、実は1番重要です。社内ポータルサイトには、会社の超重要な機密情報がたくさん集まることになります。
外部からの不正アクセスや、ウイルスの侵入を防げるように、安全な設計する必要があるのはもちろんのこと、「自社社員からの情報漏洩」にも気を遣わねばなりません。
自社社員だけがサイトにアクセスできるようにログイン機能を実装するだけでなく、機密情報については「情報を必要とする社員にだけ閲覧できるように制限をかける」など、情報漏洩には特に細心の注意を払ってサイトを構築する必要があります。　

社内ポータルサイトのおすすめ作成方法

便利でメリットが多いけど、作成の際には細かい注意が必要な社内ポータルサイトですが、
実は「短期間で、セキュリティ対策万全で社内ポータルサイトが実装できる」という
夢のようなサービスが存在します。

それが、Microsoft社の「SharePoint」です！

ExcelやPowerPointで有名なMicrosoftですが、社内ポータルサイトを短期間で開発することができる「SharePoint」というサービスがあり、Microsoft 365をご利用であればどなたでも利用可能です。

SharePointで作成すると、以下のようなメリットがあります。

・短期間で社内ポータルサイトが実装可能
・サーバー代などのランニングコストがかからない
・Microsoftアカウントで社員を識別することができるので、外部からのアクセスを完全に遮断可能
・社員／部署ごとに、ファイルの閲覧制限などを自由に設定できる
・デザインテンプレートがいくつか用意されており、綺麗なデザインで実装できる

現在、Microsoft 365をご利用中の企業様であれば、なんと月額の追加費用なども一切かかりません。

さらに、同じMicrosoftサービスとの機能連携も非常に豊富で、カスタマイズ次第では、
「見積書・請求書・経費精算などの書類作成の自動化」
「自社サイト内でのチャットボットの実装」
「稟議などの社内申請の自動化」
「社内専用のSNSの実装」
など、様々なことが社内ポータルサイト上で実現できます！

SharePoint活用ガイドや、便利機能の解説については、以下記事やWebページでさらに詳しく解説しております。
あわせてこちらもご覧ください！　

SharePoint活用ガイドはコチラ
↓↓↓

まとめ

今回は、「社内ポータルサイト」とはそもそもなんなのか？その特徴やメリットについての解説と、Microsoft 365ご利用中の方に、特におすすめの社内ポータルサイト構築方法について解説しました。

弊社はMicrosoft社からSilverコンピテンシーを認定されているパートナー企業であり、中小企業様～大手企業様に至るまで、様々な規模のSharePoint開発実績がございます。

• 実際に導入を検討してみたい！
• SharePointについてもう少し話を聞いてみたい！
• テレワーク化は進んでいないけど、社内ポータルサイトに興味がある！

などなど、どんな小さなご相談からでも構いませんので、
お気軽にお問い合わせください！！

最後までご覧いただき、ありがとうございました。